Kofax PaperPort 14 Professional

Le bureau numérique est déjà devenu un sujet important pour de nombreuses entreprises. Mais comment le mettre en pratique ? Ce n'est pas aussi difficile que beaucoup le craignent. Il existe aujourd'hui un logiciel performant qui permet de numériser facilement et confortablement les documents papier. Kofax PaperPort 14 Standard ou Professional est particulièrement adapté. Ce logiciel n'est pas seulement facile à utiliser, il offre également diverses fonctions.

Que peut faire Kofax PaperPort 14 Professional ?

Ce logiciel de bureau moderne aide à numériser, convertir et classer les documents. Si un scanner est connecté à ton ordinateur, tu n'as plus qu'à numériser les documents avec. Le logiciel convertit ensuite directement au format PDF connu et largement utilisé. Celui-ci s'est imposé aussi bien dans le domaine privé que professionnel, car il peut être consulté avec tous les appareils courants. Par conséquent, que tu ouvres un fichier PDF avec un PC Windows, un smartphone Android ou un MacBook, cela n'a aucune importance. Le fichier a toujours la même apparence.

Le principal avantage de cette application est que le fichier converti apparaît exactement comme le document original. Peu importe que l'original ne contienne que du texte ou des images. La structure originale est toujours conservée. Si nécessaire, tu peux encore apporter des modifications au fichier PDF. Kofax PaperPort 14 Standard et Professional propose plusieurs outils intégrés à cet effet.

Archiver les documents de manière claire

Les fichiers scannés et convertis doivent bien sûr être enregistrés quelque part. Pour cela, tu peux créer différents dossiers. C'est à toi de décider comment tu veux les classer. Par exemple, tu peux nommer des dossiers avec des bons de livraison, des factures ou d'autres sujets. Cela te permet de toujours garder une vue d'ensemble. La plupart des utilisateurs ajoutent également l'année à la fin pour une meilleure vue d'ensemble.

Comme il s'agit de la version professionnelle, tu peux également placer les documents dans des dossiers de lecteur réseau afin qu'ils soient toujours accessibles à tes collègues. Ainsi, tu n'as plus besoin d'envoyer les fichiers souhaités par e-mail. L'utilisation de lecteurs réseau est toujours la meilleure solution dans les grandes entreprises avec plusieurs collaborateurs.

Un logiciel moderne et facile à utiliser

La condition principale pour utiliser ce logiciel est de posséder un ordinateur ainsi qu'un scanner. C'est tout ce dont tu as besoin. Le type de scanner n'a pas d'importance. Les scanners à plat fonctionnent aussi bien que les appareils multifonctions. Après avoir téléchargé le logiciel, lance le processus d'installation en double-cliquant sur le fichier. Pendant le processus, le logiciel détecte automatiquement ton matériel et effectue une configuration appropriée. C'est pourquoi tu n'as généralement pas besoin de faire de réglages lors de l'installation.

Une fois le processus d'installation terminé, Kofax PaperPort 14 Professional est immédiatement disponible dans son intégralité. Tu peux donc commencer à travailler immédiatement. Une fois les premiers documents scannés et enregistrés sous forme convertie, il n'est pas difficile de les retrouver. Si ton système de classement n'est pas très clair, ce n'est pas un problème non plus. Cette application de bureau est dotée d'une puissante fonction de recherche. Il te suffit de rechercher un terme spécifique pour que les documents qui contiennent ce terme te soient immédiatement présentés. C'est également utile si ton dossier est déjà assez volumineux.

Pourquoi acheter ce logiciel ?

Il y a plusieurs raisons à cette décision. La raison la plus importante est de numériser le bureau. Les énormes armoires à dossiers ne seront bientôt plus qu'un mauvais souvenir. De plus, le gain de temps est énorme. Si certains documents sont nécessaires, quelques clics de souris suffisent pour les trouver.

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